何为机器人流程自动化？
机器人流程自动化（RPA）是一种技术，它允许通过配置自动化软件（也叫“机器人”）模拟和人类在软件系统中交互的动作来执行业务流程。RPA机器人能够模仿几乎所有人类用户的行为，比如 登录应用程序，移动文件和文件夹，复制和粘贴数据，在企业中的应用前景极大。
机器人流程自动化：下一个“大事件”
技术进步正在推动全球竞争，并推动全新商业模式的演变。在此背景下，消费者得到了更好的信息和授权，而企业的营业利润率越来越低，企业的存活率也越来越低。
那么，下一步如何走？
新的数字技术浪潮的声音不绝于耳，这些技术可能会带来更多的破坏。但是，人们普遍预测，基于认知技术的新商业模式将在许多领域压倒现有企业。
当然，也会有新的机会，但是很多人担心这些自动化技术会使很多人的技能变得过时和多余。
基于认知技术的新商业模式势必会压倒许多行业中的现有企业。
小心谨慎，但不要落后太多
管理会计是有纪律的、理性的和可衡量的，并确保为企业的所有利益相关者提供管理。
他们通常不会冒险在新技术得到验证之前就投资错误的项目或使用新技术。因此，他们自然对夸大和炒作保持警惕——但他们不想落后于前沿。
驾驭新技术浪潮
可接受曲线（图1）显示，流程机器人是您应该考虑的下一个“大事件”。
这是因为云计算是成熟的，而高级分析和可视化已经被早期的大多数人使用。内存计算和认知计算（人工智能、机器学习和自然语言处理）尚处于早期应用阶段，但仍落后于流程机器人。
图1：信息技术的可接受曲线
可接受曲线显示，流程机器人是您应考虑的下一个“大事件”。
机器人流程自动化是什么？
“自动化”描述了一种独立于人类干预的行为。
早期的形式是机械的，后来是电气的。我们已经进入了计算机自动化的时代，而由认知计算支持的令人兴奋的新世界正在形成。机器流程自动化（RPA）这个术语听起来好像是要用类似人类的机器人取代人类。实际上，RPA中的“机器人”更像是Excel中的宏工具。
把苦差事带走
这些机器人是可以跨越不同系统的软件。
这意味着RPA可以自动化许多常规的“转椅过程”，人们可以从不同的系统中获取数据进行组合、分析或简单地进行操作。所以，RPA不是关于机器人抢走人类的工作。它是关于软件机器人执行许多当前由高技能知识工作者（如会计师）执行的常规流程。
简而言之，它将专业人士从繁重的任务中解放出来，让他们专注于增加价值。
自动化快车道
RPA易于实现，因为它位于当前系统之上，所以可以在不重新编程或对当前系统进行任何更改的情况下部署它。
事实上，RPA项目的概念验证阶段可以在几周内完成，并且可以在一两个月后推出。
因此，RPA是一种相对廉价的方法，可以提供变通方案并提高遗留系统的效率。
但是也要小心，信息技术会掩盖升级的需要，削弱主要系统替换计划的业务需求。
机器人和人类一起工作
RPA是一种简单的自动化形式。对于那些刚开始使用自动化旅程的人来说，这是一个很好的起点——机器人按照指示执行任务，忠实地复制人类的动作。
但它们并不完美。它们必须保持最新，并且一个对流程有很好理解的人将需要接管任何他们无法处理的事务。
机器人流程自动化，并非是要代替人类工作的机器人。
机器人流程自动化，并非是要代替人类工作的机器人。
自动化：一些优点和缺点
更高的效率：
• 较少的人力时间
• 较少的错误
• 容易固化
易于实现：
• 基于现有系统
• 成本较低
• 速度快、周期短
关注问题：
• 好的管理非常重要
• 需要运维
• 可能需要替代反应慢的系统
机器人流程自动化在财务领域的应用
常规任务，如合并来自不同来源的数据，在财务功能中很常见。
由于会计人员每天都在执行这些任务，所以他们对这些任务的深刻理解意味着他们正在做这些工作最适合在流程更改或底层软件更新时构建、修改和维护。
RPA允许计算机软件从业务应用程序捕获和解释数据，以完成组成流程的步骤。它通过按照规定的步骤序列来实现这一点，就像一个财务人员可能会做的那样，比如：
登录到应用程序
打开附件
搜索数据库
查找、复制和粘贴结构化数据
运行计算
完整的模板
向他人发送报告或文件
因此，机器人可以成为一个综合劳动力的一部分，与人一起工作，接手相对简单的任务，并允许人类把更多时间花在更有价值的活动上。
自动化：模仿人类过程
最简单的方法是，RPA Builder软件向人类学习如何在流程中执行一系列步骤。然后，该软件构建一个机器人，按照规则的相同步骤按一组顺序自动执行这些工作。
而且，由于RPA软件与企业的其他软件兼容，它可以访问人们通常使用的相同用户界面。
从专家那里学习
对于RPA构建者来说，最好的学习对象是那些执行任务的人，他们是最优秀的熟悉它。当以后需要更改时，也需要他们对底层流程的知识。
因此，它们应该长期存在，与机器人一起工作，专注于更高价值的活动，比如解决机器人升级到它们身上的任何差异
他们可能需要一些专业的发展来为这个角色做准备。
机器人允许“……人类把更多的时间花在更有价值的活动上。”
利用机器人流程自动化的优势
很明显，自动化是发展的方向。因此，你需要学习使用RPA技术，否则可能会失去相关性。
企业需要提高效率，降低错误率，并实现卓越的运营。RPA是通过认知计算实现智能自动化的下一步。
改变是由人来传递的
如果IT人员实现了RPA，他们将优先交付能够节约成本的解决方案。因此，商业案例几乎总是承诺最节约——但使用技术并实际实现这些节约的责任将落在其他人身上。需要记住，就像变更项目经常发生的情况一样，技术是容易的部分。困难的事情是在你的改变之旅中拥有积极性的人。
让你的团队加入
财务功能中的RPA项目更有可能成功，如果了解正在自动化的流程的人员参与其中并能够实现节约。
财务功能中的RPA项目更有可能成功，如果了解正在自动化的流程的人员参与其中并能够实现节约。
他们也将从中受益。当他们发展新的重要的变革管理技能时，他们的职业前景将得到提升。他们甚至可能成为新技术的拥护者，帮助将其推广到整个行业。
运用管理会计思维。学习支持敏捷工作对管理会计师来说很容易。这是因为它们已经告知并促进了管理和控制周期——一个与理性、可测量和商业管理会计思维模式相一致的学习周期:
- 信息是组装
- 决策是达到
- 正在采取行动
- 性能测量
最后，报告结果，确保问责制并促进改善绩效的行动。
询问正确的问题
在实践中，经理们经常被允许在自己喜欢的但不经济的计划上花费过多的时间来积累费用和机会成本。管理会计阻止了这种情况的发生，提出了正确的问题，并解释了商业现实。
控制很重要
在高度自动化的环境中，会计的许多事务和报告工作可能会变得多余。
但是，管理和控制周期将始终是一项基本的纪律——必须有人始终处于控制之中，提出问题并不断寻找提高绩效的方法。
敏捷驱动速度，规模和信心
我们建议组织在研究RPA作为一种提高性能的方法时使用敏捷原则。这使得资源能够集中在最有希望的计划上，这意味着可以迅速开发出可行的产品或服务，并有信心将其大规模推向市场。
如何敏捷工作？
敏捷就是开发一种文化，在这种文化中，管理和控制周期加快，管理会计占主导地位。
它包括以低成本、实验性和迭代的方式开始，使得:
- 被授权具有创新能力的人
- 可以迅速做出决定并确定优先级低成本快速开发的不完美原型
- 要与最终用户进行小规模测试的原始版本
客观地审查进展情况。个人的项目不会受到责备或羞辱不要满足期望——这样的项目很快就会被放弃，所以以较低的成本获得了宝贵的经验教训。
只有在连续的快速开发和测试中满足预期的项目才会被开发为完全功能。
学习支持敏捷工作对管理会计师来说很容易。
开始RPA：
- 进行一些基本的背景研究。了解更多关于RPA的信息。阅读金融管理杂志和主要商业杂志上的文章，以及“四大”和其他领先咨询公司发表的白皮书。
- 看看RPA Builder软件。有些可以免费下载。研究一下Forrester Wave或Gartner等可靠专家发布的排名中使用的标准。参加交易会并与RPA供应商交流。
- 优先考虑组织中可以自动化的流程。查看当前人工干预水平背后的原因，并考虑自动化的潜力。
- 与相关同事和潜在的高级赞助商建立共识。让热情的人参与进来，他们目前正在执行自动化的流程。
- 应用敏捷原则——并运用你的管理会计思维。
案例：Flint Hills Resources（FHR）
虽然FHR有能力引进外部专家，但他们决定雇佣和培养自己的员工来管理内部项目，理由非常充分:专业知识、信任和连续性。简而言之，一个开明的雇主从一开始就决定聘用并让财务人员参与进来，他们的角色将在日常财务流程的自动化过程中受到影响。
通过自动化增强人们的能力
这种方法确保了项目的成功，并为这些人提供了重要的开发机会。许多人通过日常活动的自动化获得了授权，使他们能够花更多的时间应用他们的分析技能和管理会计思维——无论是在财务角色中，还是在整个业务的后续自动化项目中。
此外，FHR现在拥有内部自动化流程的人才。在培育了一种拥抱变革的文化之后，它更适合进入自动化的下一个阶段。
更多时间用于管理、思考、创新
“如今，FHR使用光学字符识别（OCR）软件，再加上它的RPA软件和其他应用程序来自动完成支付过程。
当供应商发送发票时，OCR软件读取发票并将数据导出到Excel表。然后，机器人从Excel中提取信息，并将其输入相应的会计系统。这些机器人知道哪些数据会进入自主开发的系统，哪些数据会直接进入Oracle，哪些数据会进入IBM Maximo，等等。如果缺少必要的发票信息（如采购订单号），则会向FHR员工发送错误消息，FHR员工将对差异进行调查。
处理时间和以前差不多。但由于流程是自动化的，员工有更多的时间专注于管理和减少发票差异、前瞻性财务分析，或想出通过自动化提高其他流程效率的方法。”
FHR使用了一种“公民开发人员”的方法，要求员工理解并使用这些工具来自动化流程。
斯科特•本德，CPA、CIMA，自动化和现代化总监
RPA在FHR中的最佳实践
| 实施许可证 | 人工活动的自动化时间 | |
| 财务 | 90 | 32600 |
| 经营 | 62 | 10400 |
| 商业 | 32 | 2300 |
| 其他 | 10 | 100 |
| 合计 | 194 | 45400 |
| 数据期间：2016年12月-2018年3月。 |
——参考《What is robotic process automation？》（CGMA）